یکی از ماژول های هیجان انگیز در نرم افزار هلپ دسک شرکت کایر، ماژول مدیریت دارایی ها و یا Asset Management / Inventory Management می باشد.
قبل از توضیح در مورداین ماژول توجه شما را به روال های موجود در یک سازمان متوسط جهت استفاده از یک اموال و دارایی جلب می کنیم،
1- کارمند شرکت X تقاضای استفاده از یک تلفن رومیزی دارد در خواست خود را تایپ کرده و به مسئول دفتر خود ارائه می کند، درخواست مربوطه می بایست پس از تایید مدیر بخش و حتی معاونت بخش، به واحد مخابرات ارجاع شده و سپس واحد مخابرات از انبار تقاضای یک تلفن رو میزی نماید در صورتی که کالای مربوطه موجود نباشد می بایست خریداری شده و آنگاه به واحد مخابرات تحویل داده شود و در نهایت برای کارمند مربوطه نصب و راه اندازی شود و به عنوان لیست کالا های تحویل داده شده به کارمند ثبت شود. در تمامی این موارد کارمند مربوطه از مراحل اجرای کار آگاهی نداشته و روال آنرا می بایست بصورت حضوری / تلفنی پیگیری کند.
2- موارد فوق ممکن است برای درخواست پرینتر، اینترنت، کارتریج، کاغذ، صندلی، سرور، هارد دیسک و ... نیز رخ دهد و با توجه به بزرگی سازمان خواهید دید این که این روال بسیار پیچیده و پیگیری و مدیریت آن بسیار مشکل خواهد بود.
تمامی مراحل فوق را می توان توسط یک نرم افزار هلپ دسک، مکانیزه کرده و از پیاده سازی استاندارد ITIL در سازمان خود که به همین منظور پیاده سازی شده بهره برد.
در این حالت کاربر درخواست خود را مشابه حالت تیکت، در سامانه ثبت می کند. آنگاه با توجه به ماژول فلو سازمانی، درخواست به کارتابل مدیر/ مدیران مربوطه رسیده و پس از تایید و یا رد درخواست به دست کارشناس بعدی / انبار / خرید رسیده و در نهایت وارد ماژول مدیریت دارایی ها می شود. در این قسمت اگر در انبار وجود داشته باشد بصورت لحظه ای عملیات اختصاص و یا درخواست خرید بصورت مکانیزه ثبت می شود و پس از تحویل به کاربر بصورت مکانیزه به لیست دارایی های فرد اضافه می شود.
در هر لحظه کارمند می تواند وضعیت درخواست خودرا بصورت آنلاین مشاهده کرده و از روند انجام کار آگاه شود.
مدیر سیستم می تواند لیست دارایی های هر کاربر/ گروه را مشاهده کرده و برحسب نوع اموال وضعیت درحال استفاده و یا موجودی شرکت را بررسی کند.
از دیگر امکانات این ماژول می توان به موارد زیر اشاره کرد
1- آگاهی از قیمت تمام شده تجهیزات
2- آگاهی از لیست اموال موجود به همراه محل استفاده
3- آگاهی از وضعیت هر کالا ( در حال استفاده ، موجود در انبار، درحال تعمیر، غیر قابل استفاده و .... )
4- لاگ وضعیت کالا از لحظه خروج از انبار تا بازگشت
5- آگاهی از کالاهایی که بیشترین خرابی / هزینه را دارند
6- اطلاع از تاریخ گارانتی و یا نزدیک شدن به اتمام تاریخ گارانتی
7- توانایی تعریف کالا های IT و غیر IT
8- کشف خودکار کالا های IT در شبکه
و دها امکانات دیگر که به منظور آگاهی از آنها می توانید با واحد فروش شرکت شبکه گستر کایر تماس حاصل فرمایید.